A – Partie générale
Article A.1
La commission baptisée ” Commission des Lettres de Provision d’office ” a été créée sur la base des dispositions prévues par l’article 9 du Règlement Intérieur du Cercle Généalogique de Languedoc et des articles du “RÔLES des COMMISSIONS SPÉCIALISÉES et FONCTIONS de LEURS ANIMATEURS”.
Article A.2
Cette commission a pour but de relever les Lettres de Provision d’Office déposées aux Archives Nationales sous la sous-série VI. Les lettres concernées sont celles dont le lieu des offices se situe sur l’un des départements couverts par le Cercle Généalogique de Languedoc.
Article A.3
Cette commission doit assurer un ” service associatif régional ” en diffusant les résultats de ces recherches de la manière suivante :
- Une liste des lettres relevées sera adressée au Bureau du Cercle Généalogique de Languedoc 159, rue Feretra, 31400 Toulouse, ainsi qu’aux Animateurs des Sections Locales du Cercle.
- Cette liste pourra (et même “devra” !) être mise à la disposition des adhérents lors des réunions de leur section par exemple afin que tout adhérent puisse à partir de cette liste effectuer des demandes de recherches complémentaires.
- Cette liste comprend la date de la lettre, de nom de l’acquéreur, la désignation de l’office, le lieu de l’office et les cotes du document.
- Cette liste pourra être adressée aux adhérents du Cercle Généalogique de Languedoc sur demande écrite de leur part, en participant aux frais de publication (prix de la photocopie par exemple).
- Toutes les demandes de recherches doivent être directement adressées à l’Animateur de la Commission des Lettres de Provision d’office. En cas de réponse positive, il sera retourné au demandeur la transcription complète de la lettre, sous forme de photocopie, (et avec participation pour les frais de photocopie) ou sous forme de transcription manuscrite si la lettre ne peut être photocopiée.
- Les annonces de publication des listes réactualisées, le suivi des recherches et les coûts de participation seront publiés régulièrement dans la Revue trimestrielle et sur les pages Internet du Cercle Généalogique de Languedoc.
Article A.4
La structure de Commission Spécialisée permet à la Commission des Lettres de Provision d’office de rassembler ses membres autour d’un travail d’intérêt général sur des sujets regroupant la généalogie, la société et l’histoire locale.
Article A.5
Sur le plan administratif, technique et financier, la Commission des Lettres de Provision d’office dépend du Président, du Secrétaire Général ou du Trésorier du Cercle Généalogique de Languedoc suivant les activités concernées.
Article A.6
La Commission des Lettres de Provision d’office et la Section Locale de l’Île-de-France sont à la fois partenaires et complémentaires pour le développement de l’activité généalogique du Cercle Généalogique de Languedoc dans la région Île-de-France.
B – Animateur de la Commission
Article B.1
La Commission des Lettres de Provision d’office est animée par un adhérent du Cercle Généalogique de Languedoc.
Article B.2
Jean-Paul VALGALIER est l’Animateur de la Commission des Lettres de Provision d’office.
Article B.3
L’Animateur se charge de développer et de coordonner l’esprit de la Commission des Lettres de Provision d’office.
Article B.4
La commission dite ” Commission des Lettres de Provision d’Office ” est dirigée par l’Animateur de la Commission.
- L’Animateur est nommé par le Bureau du Cercle Généalogique de Languedoc. Outre le travail de gestion, l’Animateur est aussi chargé d’assurer la liaison entre la Commission des Lettres de Provision d’Office et le bureau du Cercle Généalogique de Languedoc, entre la Commission des Lettres de Provision d’Office et les Sections Locales.
- L’Animateur de la Commission des Lettres de Provision d’office est chargé de développer les activités de la Commission des Lettres de Provision d’office définies par les articles A.2, A.3 et A.4 du présent règlement. Il doit aussi assurer la coordination des activités de la Commission des Lettres de Provision d’office et réunir la Commission des Lettres de Provision d’office régulièrement.
Article B.5
L’Animateur de la Commission des Lettres de Provision d’office doit assurer la diffusion des informations concernant les activités de sa Commission en publiant régulièrement l’ensemble de ces informations dans les pages du site Internet du Cercle Généalogique de Languedoc ainsi que dans la Revue trimestrielle du Cercle Généalogique de Languedoc.
Article B.6
En cas de départ de l’Animateur, le Bureau du Cercle Généalogique de Languedoc doit pourvoir à son remplacement.
C – Inscriptions
Article C.1
L’inscription à la Commission des Lettres de Provision d’office est une démarche personnelle.
Article C.2
La Commission des Lettres de Provision d’office est ouverte uniquement aux adhérents du Cercle Généalogique de Languedoc.
Article C.3
La Commission des Lettres de Provision d’office étant une activité Cercle Généalogique de Languedoc, elle n’engage aucun frais d’inscription ni de participation pour l’adhérent.
Article C.4
Le nombre de participants est illimité.
Article C.5
Tout adhérent peut rejoindre la Commission des Lettres de Provision d’office à n’importe quel moment.
Article C.6
Tout adhérent peut quitter la Commission des Lettres de Provision d’office quand bon lui semble, mais il devra néanmoins remettre à l’Animateur de la Commission des Lettres de Provision d’office une copie intégrale des travaux qu’il a réalisé dans le cadre de cette Commission des Lettres de Provision d’office.
D – Documents “Commission des Lettres de Provision d’office”
Article D.1
Est considéré comme Document ” Commission des Lettres de Provision d’office ” tout document provenant de la dite Commission. Tout document ” Commission des Lettres de Provision d’office ” est la propriété du Cercle Généalogique de Languedoc.
Article D.2
L’Animateur est chargé de la gestion des Documents ” Commission des Lettres de Provision d’office “. Cette gestion consiste en la collecte, la centralisation et la rediffusion de ces documents. Les méthodes de cette gestion sont définies par l’Animateur en fonction des ressources et des moyens dont elle dispose.
Article D.3
En aucun cas les listes de relevés et le contenu des lettres relevées ne peuvent faire l’objet de dépôt dans aucun autre fonds, ni dans aucune autre bibliothèque autre que celles du Cercle Généalogique de Languedoc, sous quelque forme que ce soit.
E – Application du règlement
Article E.1
Le présent règlement doit être agréé par le Bureau du Cercle Généalogique de Languedoc.
Article E.2
L’Animateur de la “Commission des Lettres de Provision d’office” est chargé d’adapter le présent règlement en fonction des projets de la Commission des Lettres de Provision d’office, de l’évolution du Cercle Généalogique de Languedoc, et des recommandations de son Conseil d’Administration. Il est chargé de veiller à son application.
Article E.3
Chaque membre de la Commission des Lettres de Provision d’office, quel que soit leur qualité au sein de la Commission des Lettres de Provision d’office s’engage à respecter le présent Règlement.
